Fastsatt 11. september 1999 med senere endringer;
7.sept. 2012, 14.sept. 2019, 10.sept. 2022 og 9.sept. 2023
§ 1. Hjemsted
Reklamepennens Venner er en landsdekkende, norsk venneforening for samlere av penner / blyanter med reklametrykk. Foreningens kontaktperson er lederen, mens alle styremedlemmenes adresser
fungerer som foreningens adresse (avhengig av tildelte oppgaver).
§ 2. Formål
Foreningens formål er å gi samlere av reklamepenner et meningsfylt tilbud i form av årlige byttemøter, medlemsblad med bl.a. oppdaterte medlemslister, samt andel av foreningens egne penner.
En slik forening gir medlemmene muligheten til å bli bedre kjent med andre samlere.
Vi vil også være bedre synlig utad og markedsføre oss og hobbyen vår på en god måte.
§ 3. Medlemskap
a) Reklamepennens Venner er en venneforening. Styret inviterer hvert år de som er ønsket som medlemmer det påfølgende året. Uten denne invitasjonen blir medlemskapet ikke videreført.
b) Personer bosatt i utlandet kan også være medlem, evt. med forhøyet kontingent
c) Medlemskap får man ved å betale inn gjeldende kontingent til foreningens konto v/ kasserer, innen en av styret fastsatt dato.
d) Endringer i medlemskontingenten kan vedtas av styret.
e) Medlemskapet gir rett til å motta medlemsblad og til å delta på generalforsamlingen og evt. medlemsmøter. Man har også rett til den andel av foreningens penner som fordeles blant medlemmene.
f) Det er mulig å være familiemedlem eller støttemedlem, evt. med redusert kontingent.
- Familiemedlem kan man være dersom minst en i husstanden er vanlig medlem. Som familiemedlem får man en andel av foreningspennene. Dette sendes i samme sending som ordinært medlem i husstanden.
Familiemedlemmer får ikke egen utgave av medlemsbladet.
- Som støttemedlem får man medlemsbladene, og ellers ingen ting.
g) Medlemsnummer kan overdras til familiemedlemmer.
§ 4. Styret
Styret består av inntil 5 personer; som fordeler rollene (leder, sekretær, kasserer og styremedlemmer) seg imellom.
Disse velges på generalforsamlingen for 2 år av gangen. Leder og kasserer velges på år med partall.
Sekretær, redaktør og styremedlem velges på år med oddetall. Ved intern rokering kan dette justeres ned i tid. For å kunne være med i styret må man være over 18 år.
Alle betalende medlemmer kan foreslå kandidater til plasser i styret som er på valg. Foreslått kandidat skal være forespurt og villig til vervet.
§ 5. Økonomi
Reklamepennens Venner er en selvfinansierende forening. Inntektene kommer fra kontingenter, sponsorbidrag, loddsalg eller andre inntektsbringende tiltak. Utgiftene må ikke overstige inntektene.
På generalforsamlingen velges en revisor som når som helst og uten varsel skal kunne få enhver opplysning han/hun ønsker.
Spørsmål angående regnskapet kan enten stilles til kasserer direkte, eller på generalforsamlingen.
§ 6. Generalforsamlingen
Foreningens øverste myndighet er generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling avholdes en gang pr. år i forbindelse med årsmøtet. Ekstraordinær generalforsamling avholdes når minst halvparten av medlemmene
skriftlig ber om dette til lederen, eller når styret anser dette som nødvendig. Alle medlemmer skal informeres om ordinær eller ekstraordinær generalforsamling med minst 20 dagers varsel, og eventuelle forslag skal være
lederen i hende minst 10 dager før generalforsamlingen.
Generalforsamlingen skal inneholde følgende punkter:
Dirigenten leder avviklingen av generalforsamlingen og kan hvis han/hun mener det er nødvendig fastsette maksimal taletid pr. medlem. Fremmøtte medlemmer har stemmerett, og alle beslutninger treffes ved alminnelig
stemmeflertall. Såfremt et medlem ønsker det, skal avstemmingen foregå skriftlig. Fullmakter fra medlemmer som ikke er tilstede aksepteres ikke.
§ 7. Avstemminger
Styret kan sende et spørsmål til bindende eller veiledende avstemming blant medlemmene. Ved bindende avstemming kreves alminnelig stemmeflertall, mens styret ved veiledende avstemming kan gi andre betingelser.
§ 8. Vedtektsendringer
Enhver endring i vedtektene kan kun skje på en lovlig varslet generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling og krever 2/3 flertall.
§ 9. Om bruk av foreningens navn
Foreningen, ved styret har eneretten til å bruke ”Reklamepennens Venner” på så vel penner som andre effekter.
Eneste unntak er penner eller effekter som tydelig fremstår som private, der en henvisning til Reklamepennens Venner fremstår som en bi opplysning. Et eksempel på dette er såkalte medlemspenner, med medlemmets
navn og adresse i tillegg til foreningens navn.
Navnet ”Reklamepennens Venner” skal være å betegne som foreningens eiendom, på den måten at det er styret, eller en av styret utnevnt person som skal kunne opptre på vegne av foreningen Reklamepennens Venner.
§ 10. Begrenset bruk av medlemsopplysninger
Det er ikke tillatt å bruke medlemsopplysningene (navn, adresse, telefonnummer eller email-adresse) oppgitt fra Reklamepennens Venner kommersielt. Med dette menes næringsdrivende, organisasjoner og foreninger som
bruker opplysningene for å selge oss produkter eller tjenester. Medlemmer som selger ting privat som samlere står fritt til å bruke opplysninger fra medlemslisten.
§ 11. Eksklusjon
Som foreningens øverste myndighet har generalforsamlingen myndighet til å ekskludere medlemmer med umiddelbar virkning. Styret har myndighet til å ekskludere et medlem dersom vedkommende motarbeider
foreningens interesser eller opptrer illojalt. Før eksklusjonen iverksettes skal medlemmet først ha mottatt en skriftlig advarsel.
Eksklusjon medfører ikke tilbakebetaling av inneværende års kontingent.
§ 12. Årsmøte
Foreningen avholder hvert år et årsmøte/byttemøte som er åpent for alle medlemmer. Dette møtet avholdes i forbindelse med ordinær generalforsamling og finner sted den 2. lørdagen i september. Styret vedtar hvor
møtet skal holdes. Styret har anledning til å kreve inngangspenger fra møtedeltakerne. Det er skriftlig, bindende påmelding. Styret er arrangører, og trenger derfor ikke betale inngangspenger på disse møtene.
§ 13. Medlemsblad / brev
Reklamepennens Venner utgir medlemsbladet / brevet “Pennevennen” som distribueres til alle betalende medlemmer.
Når det gjelder leserbrev o.l. kan medlemmene skrive hva de vil, men sekretær/redaktør har anledning til å utelate stoff som kan virke krenkende/støtende og stoff som omhandler konkurrerende foreninger.
For lange innlegg kan forkortes, så fremt innleggets kjerne beholdes.
Ved konkurranser o.l. har alle medlemmer anledning til å delta, også styremedlemmer. Eneste unntak er forfatter av konkurransen og dennes familie.
§ 14. Medlemslisten
Medlemslisten distribueres til alle medlemmer gjennom medlemsbladet minimum 1 gang pr. år.
Kopiering, videreformidling eller annen form for misbruk kan medføre at § 11 trer i kraft.
§ 15. Foreningspenner
Såfremt vi har økonomi til det skal foreningen trykke opp minst en ordinær medlemspenn og en spesialpenn pr. år.
Disse fordeles likt til alle som er medlemmer på fordelingstidspunktet. Når det gjelder øvrige penner er det opptil styret å avgjøre hvilke foreningspenner som skal utgis/produseres. Dette gjelder både anledning, antall
utgivelser, opplag og fordelingsmåte.
§ 16. Oppløsing
Dersom foreningen ikke har et fungerende styre medfører dette en nedleggelse av foreningen. Foreningen kan oppløses hvis ¾ av medlemmene på en lovlig varslet generalforsamling vedtar dette.
Foreningens eiendeler fordeles - etter fradrag av alle fordringer - likt blant foreningens medlemmer.
